FAQ RuBen-Benutzerregistrierung / Zertifikate
Hier werden häufig gestellte Fragen zur RuBen-Benutzerregistrierung und Zertifikaten beantwortet.
Werden Zertifikate global oder individuell verteilt?
Zertifikate werden grundsätzlich individuell bereitgestellt.
Gibt es die Benutzerrolle "Stellvertreter" im System?
Die Einrichtung der Stellvertreter-Rolle für den Hauptnutzer ist zurzeit nicht möglich.
Kann der Hauptnutzer gewechselt werden?
Ja, jedoch müssen die unter dem vorherigen Hauptnutzer angelegten Nutzer mit dem neuen Hauptnutzer verknüpft werden.
Wie kann ein Hauptnutzer mehrere PNRs verwalten? Die Zugangsdaten der Unternehmen waren doch jeweils an eine PNR gebunden und nicht an mehrere.
Es gab vor der Umstellung je PNR eine Registrierung. Die Benutzerverwaltung erlaubt es nun, mehrere PNRs mit einer Nutzerkennung zu betreuen.
Wir haben Zulassungen beim BfArM und beim PEI – ist der eine Hauptnutzer dann auch für beide der gleiche?
Ja, es kann anwendungsbezogen mehrere Hauptnutzer geben; bspw. 1 Hauptnutzer für die BfArM- und einen für die PEI-Anwendungen.
Braucht man für verschiedene Firmen verschiedene Registrierungen als Nutzer oder kann man mit der einen Registrierung Zulassungen für mehrere Firmen eines Firmenverbunds arbeiten?
Sofern die verschiedenen Firmen nicht miteinander verbunden sind, sind separate Registrierungen erforderlich. Als Nutzer muss man dann den Hauptnutzer der jeweiligen, zu betreuenden Firma bitten, eine Nutzerkennung hierfür zur Verfügung zu stellen.
Sind die alten Zugangsdaten für das PharmNet-Bund Portal (Benutzername + Passwort) weiterhin gültig oder müssen neue Zugangsdaten angelegt werden?
Die Zugangsdaten sind weiterhin gültig. Je nach Schutzbedarf der Anwendung sind jetzt ggf. aber zusätzlich Nutzerzertifikate erforderlich, um die Anwendung nutzen zu können.
Wie kann man in der Rubrik Benutzerverwaltung-Vertreter organisieren, einen Vertreter für den Hauptnutzer registrieren?
Derzeit kann diese Funktion nur im Zusammenhang mit der Anwendung PEI-CR genutzt werden.
Für die BfArM-Anwendungen kann je PNR nur ein Hauptnutzer benannt werden.
Wie kann der Hauptnutzer seine Vertretung organisieren (z. B. bei längerer Abwesenheit)? Es ist nicht möglich, einen "normalen" Nutzer als Vertreter zu benennen.
Nein, derzeit kann diese Funktion nur im Zusammenhang mit der Anwendung PEI-CR genutzt werden.
Für die BfArM-Anwendungen kann je PNR nur ein Hauptnutzer benannt werden.
Dieser Aspekt wird bei der Weiterentwicklung der Benutzerverwaltung bereits berücksichtigt.
Gibt es die Möglichkeit, mehrere Unternehmen mit verschiedenen PNR Nummern mit dem gleichen E-Mail-Zertifikat zu betreuen?
In solchen Fällen können Sie sich an helpdesk-technik@bfarm.de wenden.
Gibt es die Möglichkeit für Benutzer die mit mehreren pUs arbeiten und über ein Email-Zertifikat verfügen, alle in Frage kommenden Kunden anmelden zu können?
Wenn Sie für mehrere pUs arbeiten, sollten die Nutzerkennungen von dem jeweiligen, zu betreuenden pU eingerichtet werden.
Hierbei kann es vorkommen, dass Sie je nach Anzahl zu betreuender Unternehmen entsprechend viele Nutzerkennungen besitzen.
Kann vom Hauptnutzer als zusätzlicher Nutzer ein externer Dienstleister angelegt werden und muss dieser ein eigenes Zertifikat einreichen?
Ja. Ein Zertifikat ist dabei nur erforderlich, wenn der Dienstleister auf unsere Anwendungen mit hohem Schutzbedarf zugreifen soll.
Kann ein Zertifikat eines Hauptnutzers für Fa. A sein und "normaler" Nutzer für Fa. B?
Ja, das Zertifikat kann vom BfArM von Nutzerkennung A nach Nutzerkennung B übertragen werden.
Ist es möglich, dass ein Consultant derzeit mit einem Zertifikat Hauptnutzer für zwei unterschiedliche PNRs sein kann?
Nach Auffassung des BfArM sollte das Unternehmen nach Möglichkeit selber einen Hauptnutzer stellen, da der Hauptnutzer nicht nur den administrativen Bereich, sondern auch die (interne) Benutzerverwaltung managed. Dieser Hauptnutzer könnte dann auch Consultants als weitere Nutzer anlegen.
Wird man informiert, wenn das Zertifikat ausläuft?
Sie werden einerseits von Ihrem Zertifikatsaussteller ein paar Wochen vorher per Email, und von uns informiert. Hierüber erhalten Sie eine automatisierte Email.
Wie lange dauert die Freischaltung nach Hochladen eines Zertifikats durch den Hauptnutzer durch einen BfArM-Administrator?
In der Regel sollte die Freischaltung eines Zertifikats für den Hauptnutzer durch unsere behördliche Administration innerhalb eines Werktages erfolgt sein. Wenn jedoch das Zertifikat erst am Nachmittag hochgeladen wurde, erfolgt zumeist die Freigabe am Folgetag (außer Wochenende).
Die Freischaltung eine Zertifikats für einen Nutzer kann der Hauptnutzer jederzeit in der Benutzerverwaltung vornehmen. Hierfür muss die BOB-Administration nicht eingreifen.
In allen Fällen erhalten Sie als (Haupt-) Nutzer eine Benachrichtigung per Email über die Freischaltung oder Ablehnung eines Zertifikats.
Wenn der Hauptnutzer (mit Zertifkat) einem anderen Nutzer Rechte gegeben hat, kann dieser andere Nutzer (mit eigenem Zertifikat) alles nutzen, auch wenn der Hauptnutzer seines nicht mehr hat? (weil z.B. abgelaufen)?
Ja, angelegte Nutzer werden mit maximal den Zugriffsrechten ausgestattet wie der Hauptnutzer.
Sofern das Zertifikat des Hauptnutzer abgelaufen ist, kann er selbst die Anwendungen nicht mehr nutzen und auch die Benutzerverwaltung nicht administrieren.
Wenn ein Benutzer im Browser 2 Zertifikate hinterlegt, kann das die Anwendung bei der Behörde auflösen?
Nach der Anmeldung erscheint eine Meldung, in der Sie das richtige Nutzerzertifikat auswählen und bestätigen müssen.
Welche Rolle spielen die weiteren Email Adressen, die man für verschiedene Anwendungen angeben kann? Wenn man eine generische Adresse angibt, geht dann alle Kommunikation für die jeweilige Anwendung an diese generische Email-Adresse?
Für Statusmeldungen usw. können fachanwendungsspezifische anderslautende Email-Adressaten benannt werden. Werden diese Felder nicht genutzt, wird die Email-Adresse aus der Nutzerkennung herangezogen.
Wie kann sichergestellt werden, dass ein Consultant, der für einen Zulassungsinhaber über PharmNet-Bund eine Variation einreicht (die Berechtigung vom Hauptnutzer des Unternehmens also erhalten hat), nicht Zugang zu allen Daten bzw. Variations des Zulassungsinhabers erhält? Wird hier eine Begrenzung möglich sein? Was ist geplant?
Als Consultant sind Sie vom Zulassungsinhaber beauftragt worden, für diesen etwaige Einreichungen vorzunehmen. Hierfür haben Sie ja eine entsprechende Nutzerkennung eingerichtet bekommen.
Der Hauptnutzer kann dem Nutzer weitere Einschränkungen zu bestimmten Präparaten/Arzneimittel vergeben, in dem dieser dem Nutzer den Zugriff nur auf bestimmte ENRs einräumt.
Ist es angedacht, dass in Zukunft auch für das CESP Zugang ein Zertifikat notwendig wird?
Die Anwendung CESP wird nicht vom BfArM entwickelt. Dem BfArM liegen aktuell keine Kenntnisse vor, ob dieses in der Weiterentwicklung von CESP beabsichtigt ist.